第一章 总 则
第一条 为了加强我校学生资助档案管理工作，使学生档案管理更加规范化、制度化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《天津市学生资助档案管理制度（试行）（津学助〔2018〕2号》）等相关文件，结合我校学生资助工作实际，特制定本办法。
第二条 本办法所称学生资助档案，是指在资助工作和落实资助政策过程中，直接形成的各种原始材料和历史记录的总称，是落实国家和学校资助政策的重要凭证。包括但不仅限于受助申请、受助资格审查与公示、学校审核、学生异动管理、资助资金发放与管理等全部文件资料。
第三条 学生处、研究生院负责统筹全校学生资助档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、使用等工作，学生资助工作领导小组对学校学生资助档案管理负主要责任。
第二章 资助档案的构成与归档
第四条 学生资助档案主要分为纸质类档案和电子类档案。
（一） 纸质类档案包括：
1. 纸质文件：各级资助文件，重要资助会议通知文献，会谈记录及其他有保存价值的材料。
2. 上报审批信息类：申请表、各类资助统计报表，资助资金发放记录，及向上级部门上报的与资助有关的材料。
3. 原始证明材料类：家庭情况调查表、特殊群体学生证明材料、生源地国家助学贷款，校园地国家助学贷款证明材料等原始材料。
4. 家庭经济困难学生档案：认定为家庭经济困难学生所建立的档案。
（二） 电子类档案包括：
学校利用现有各级学生资助管理系统，形成的受资助学生信息，以及与资助有关的图片、影像电子光盘等。
第五条 归档的纸质资助档案材料应做到规格规范，字迹工整，齐全完整，真实反映情况。书写材料应符合长久性保存的要求。对应归档的文件要及时归档整理并立卷装盒。
第三章 资助档案的管理
第六条 学生处、研究生院是学生资助档案工作的管理部门。资助文件类、上报审批类学生资助档案管理学校应制定统一规定，并严格遵照执行。学生原始证明材料类档案保存期限执行上级档案管理部门要求。
第七条 各学院学生工作负责人是档案管理工作的具体负责人，各学院、年级配备兼职档案管理人员，并保持相对稳定，按要求落实本单位学生资助档案的管理工作。档案管理人员应具备专业基础知识及档案基础知识，熟悉业务，忠于职守，保障资助信息安全。学校学生资助档案设专人负责，管理人员要定期对档案保存情况进行检查。资助档案管理人员调动或者离开本岗位时，必须办理学生资助档案移交手续。
第四章 资助档案的使用
第八条 学生资助档案的提供和使用，必须严格遵守保密制度，不得对外开放。上级相关部门根据需要可以查阅学生资助档案，不得丢失、损毁、涂改学生资助档案。
第九条 受助学生要求查阅本人档案时，必须经过学生处、研究生院同意并履行登记制度。
第五章 资助档案的处置
第十条 存档期限执行上级档案管理部门要求，对保管期满的档案，不得擅自处置，需由学生处、研究生院向校学生资助工作领导小组提交申请，获批后作出相应处理。
第六章 附 则
第十一条 本办法由学生处、研究生院负责解释，自印发之日起施行。
